問い合わせを受け付けるサービスの設定をする
問い合わせを受け付ける為の基本設定を行います。
この設定がないと問い合わせを受け付けることはできません。
また、サービスの設定と合わせて、貴社サーバ側で問い合わせメールの転送設定を行っていただいたり、クライゼルフォームで連携のためのJavascriptを設置する必要もあります。
詳しくは下記のリンク先の「導入の準備」をご参照ください。
サービスの設定を行う
操作手順
1 ［コンタクト］＞［サービス］を選択します。
2 ［新規作成］をクリックします。
サービス内容の変更時は、該当サービスの更新をクリックします。
[サービス一覧]画面
3 ［サービス名称］[参照先データベース]［受付アドレス］［アドレス名称］[Bccアドレス]［問い合わせIDフォーマット］［署名］［このサービスの担当者］[問い合わせ未対応警告表示][イベント通知][グループ]に入力し、［次へ］をクリックします。
[新規作成]画面
入力内容の説明
| ［サービス名称］ | サービスの名称です。 |
|---|---|
| [参照先データベース] | 問い合わせいただいたメールアドレスを元に会員データベースから会員情報を参照します。 ※対象データベースの重複キーがメールアドレス項目1つのみの場合のみ有効です。 |
| ［受付アドレス］ | メールでの問い合わせを受け付けるアドレスです。 ※同じアドレスの別サービスが存在する場合、どのサービスを優先するか設定が出来ます。 また、入力したメールアドレスにDKIM作成者署名が設定されていない場合、 「警告: 有効なDKIM鍵が存在しないので、作成者署名は付与されません。」と表示されます。 そのまま進めることはできますが、『DKIM署名鍵管理』設定後の配信を推奨します。 |
| ［アドレス名称］ | 受付アドレスの名称です。 |
| [Bcc アドレス] | 回答の共有用アドレスなどを登録する事ができます。 |
| ［問い合わせID フォーマット］ |
初回の問い合わせに対して発行されるIDの桁数を設定します。 |
| [署名] | 送信されるメールの自動で付与される文面です。 |
|
［このサービス |
問い合わせに対しての回答権限の設定をします。 ※システム管理者 または 特権ユーザは自動的にレベル2担当者として扱われます。 |
| ［新規問い合わせ 未対応警告表示］ |
新規問い合わせに対して、対応をしていない場合警告が表示される期間を設定する事が出来ます。 |
| [イベント通知] | 問い合わせに対して、着信や対応を行った際のイベントがあった事をお知らせするかの設定を行います。 送付先とイベント種別の詳細は、下記【イベント通知の詳細】を参照ください。 |
| [グループ] |
サービス毎に問い合わせ対応を行うグループの設定を行います。 |
イベント通知の詳細
|
イベントのタイミング |
イベント解説 |
通知先 |
通知先解説 |
|---|---|---|---|
|
新規問い合わせ着信 |
新しい問い合わせの着信時 |
担当者全員 |
このサービスのレベル2およびレベル1担当者全員 |
|
レベル１担当者 |
このサービスのレベル1担当者 | ||
|
レベル２担当者 |
このサービスのレベル2担当者 | ||
|
既存問い合わせ着信 |
コンタクトから送信したメールへの返信があった時 |
担当者全員 |
このサービスのレベル2およびレベル1担当者全員 |
|
担当者 |
この問い合わせの担当者 | ||
|
担当者変更 |
問い合わせの「担当者」を変更した時 |
担当者全員 |
このサービスのレベル2およびレベル1担当者全員 |
|
新担当者 |
この問い合わせの新しい担当者 | ||
|
サービス変更 |
個々の問い合わせに紐付けられていた「サービス」の値を変更する時 |
担当者全員 |
このサービスのレベル2およびレベル1担当者全員 |
|
担当者 |
この問い合わせの担当者 | ||
|
返信の承認依頼 |
レベル1担当者が問い合わせへの回答メールを作成して、レベル2担当者に回答の承認をする必要が発生した時 |
担当者全員 |
このサービスの担当者全員 |
|
承認者 |
このサービスのレベル2担当者 | ||
|
申請者・承認者 |
この問い合わせの担当者とこのサービスのレベル2担当者 | ||
| 返信の承認依頼の承認・却下 |
レベル1担当者が作成した問い合わせへの回答メールを、レベル2担当者が承認してメールが送信された時 |
担当者全員 |
このサービスの担当者全員 |
|
申請者 |
この問い合わせの担当者 | ||
|
申請者・承認者 |
この問い合わせの担当者と問い合わせへの承認を行ったレベル2担当者 |
4 設定内容の確認を行い、［実行］をクリックします。
注意
- 特権ユーザの設定は[システム]メニューの[アカウント]より行う事が出来ます。[問い合わせ]機能では設定出来ません。
- 表示される担当者氏名は[システム]メニューの[アカウント]にて設定します。
- システム管理者、特権ユーザをレベル1の担当にする事は出来ません。
- サービス変更のイベント通知は、変更先サービスの通知先に設定された担当者に送信されます。
新規問い合わせでのサービス変更は、変更先サービスの「新規問い合わせ着信」イベントとして扱われます。 - 自動転送の設定にて正常に転送されない場合、貴社のメールサーバを管理されている方へご確認ください。確認後も正常に転送されない場合、弊社へご相談ください。
- 別オプション機能「空メール」にて受付アドレスに使用している場合、受付アドレスとして設定する事は出来ません。また、通常のメール送受信に利用しているメールアドレスを受付アドレスに指定すると、問い合わせ受付後の転送がされませんのでご注意ください。
イベント通知用の情報を変更する
イベント通知メールはデフォルトの設定が登録されていますが、通知メールのFromアドレスがsupport@tricorn.co.jpになってしまいます。
うっかりイベント通知メールに対してそのまま返信してしまうケースもあるため、社内で受信し、送信間違いに気づけるメールアドレスをイベント通知メールのFromアドレスとして指定しておくのがおすすめです。
操作手順
1 ［コンタクト］＞［サービス］を選択します。
2 ［イベント通知設定］をクリックします。
[サービス一覧]画面
3 各項目を入力し、［次へ］をクリックします。 確認画面が表示されます。
初期設定時のイベント通知メール文面
4 設定内容を確認し、[実行]を選択します。
注意
イベント通知設定の情報を変更しない場合、デフォルトでの通知設定となります。（例：fromアドレスがsupport@tricorn.co.jpになるなど）
グループを設定する
サービスというカテゴリより上位のカテゴリがある場合に使用します。
たとえば、
- サービス1=プロダクトＡ関連
- サービス2=プロダクトＢ関連
- サービス3=プロダクトＣ関連
のようにサービスが設定されてあり、第一営業部はプロダクトＡとＢを管轄し、第二営業部はプロダクトＣを管轄するといった部署などの区分で束ねる例もあるでしょう。
はたまた、フォームで問い合わせ種別を選択するような形式をとっており、その種別ごとに
- サービス1=ご質問
- サービス2=新規取引相談
- サービス3=苦情・ご意見
のように分かれて各サービスに取り込まれるようにしていた場合、 その問い合わせ種別の上位にプロダクトＡがある。
また他のプロダクトごとに問い合わせ種別がある、というような運用時にプロダクト毎ごとに束ねるという例も考えられます。
[担当問い合わせ]の表示において、グループを設定しておくことでフォルダとしてまとめることができるのです。
また、[サービス]メニューのサービス一覧でも、グループ毎に抽出して表示することもできます。
操作手順
1 ［コンタクト］＞［サービス］を選択します。
2 ［グループ管理］＞［新規作成］をクリックします。
[サービス一覧]画面
3 グループ名称を入力します。
グループは、問い合わせ対応時にサービス毎の表示設定にて利用できます。
4 入力内容を確認し、[次へ]を選択後、問題がなければ[実行]を選択します。