個人情報保護ガイドラインはありますか？

2003年5月23日、個人情報の保護に関する法律が成立しました。
この法律では、メールアドレス等の個人情報を事業の用に供している個人情報取扱事業者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等を除く）の遵守すべき義務等が定められています。
トライコーンでは、クライゼルをご利用の方々に個人情報保護の重要さを認識していただく必要があると考え、皆様に個人情報を取得する際に気をつけていただくことを簡単にまとめました。

「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。」と定義されています。
ウェブ上で会員登録されたメールアドレスなどの情報などがこれに該当します。

「個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう」（ただし、国、地方公共団体、独立行政法人等、その他個人の権利利益を害するおそれが少ないものを除く）、と定義されています。
つまり、アウトバーンをご利用いただいている皆様が該当します。

個人情報保護に関するJIS規格（JIS Q 15001:2006）においては、個人情報を取得するにあたり、次の事項に関して個人情報の持ち主（本人）へ明示し、同意を得なければならないとされています。
新たに個人情報を取得する場合には、これらの事項を通知するようにお願いします。

1. 事業者の氏名又は名称
2. 個人情報保護管理者（もしくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先
3. 利用目的
4. 個人情報を第三者に提供することが予定される場合の事項
5. 個人情報の委託を行うことが予定される場合には、その旨
6. 開示対象となる個人情報を取得する場合は、その求めに応じる旨及び問合せ窓口
7. 本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果
8. 本人が容易に認識できない方法によって個人情報を取得する場合には、その旨

また、既に取得済の個人情報を弊社サービスで利用する場合にも、上記の事項を通知し、同意を得ている個人情報に限るようにお願いします。

次の内容の個人情報に関しては、原則として取得、利用、提供を行ってはならないとされています。
これらの個人情報の取得が必要な場合は、弊社担当者にご相談ください。

1. 思想、信条又は宗教に関する事項
2. 人種、民族、門地、本籍地（所在都道府県に関する情報を除く）、身体・精神障害、犯罪歴その他社会的差別の原因となる事項
3. 勤労者の団結権、団体交渉その他団体行動の行為に関する事項
4. 集団示威行為への参加、請願権の行使その他の政治的権利の行使に関する事項
5. 保健医療又は性生活に関する事項

前述の通り、個人情報を取得する場合には「利用目的」を通知し、同意を得なければなりません。この「利用目的」は、JIS規格においては、可能な限り具体的に記述することが望ましいとされています。
単に「事業活動に用いるため」や「マーケティング活動に用いるため」といった表現は望ましくないとされています。

また、取得時に通知した利用目的以外の用途で利用する場合は、再度本人へその利用目的を通知し、同意を得なければなりません。
ただし、次の事項に該当する場合は、その限りではありません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

個人情報を適切に扱う監督者として、お客様におかれましても個人情報保護の責任者を設置して頂けますようお願い致します。

弊社サービスには「クリックカウント機能」と呼ばれる行動履歴取得機能が含まれている場合がございます。
この機能は、前述の「本人が容易に認識できない方法によって個人情報を取得する場合」にあたります。この機能を利用する場合は、個人情報の取得時に本人へその旨を通知するようにお願い致します。

個人情報を取得するにあたって、規約などであらかじめ利用目的等を本人に通知する必要がありますが、その場合の規約の雛型を記します。
あくまでも雛型ですので、そのままコピーペーストしてご利用にならないようお願いします。
貴社の規約を作成する際に参考としてご利用ください。
⇒メールマガジンの規約の雛型