[コンタクト]機能の
- 機能の概要
- 導入のための設定方法
- 小メニューごとの概要
- ご利用する上での注意事項
などについて説明します。
注意
この機能は[コンタクト]機能のご利用ユーザを対象としたオプション機能です。
コンタクトとは
顧客から送信されてくる問合せメールの受信状況を管理画面で一元的に管理することができます。
また、問合せに対する対応（返信メール）も各問合せメールに紐付いて管理されるため、対応状況を直ぐに把握することができ、対応品質の向上・対応業務の効率化を図ることができます。
導入の準備
問い合わせは「サービス」という区分単位で管理する
コンタクトによる問い合わせの管理では、「サービス」という問い合わせ内容を分類する概念があります。
「サービス」を分けることで、各サービスによって担当者を分けたり、署名を異なるものに指定することができます。
これにより営業部と人事採用など、異なる部署でも１つのコンタクト機能をご利用いただくことが可能です。
導入の際には、まず[サービス]メニューから「サービス」を作成する必要があります。
注意
特権ユーザは、全サービスを閲覧でき、サービス毎の利用制限をすることはできません。
問い合わせ受信用メールアドレスの用意と転送設定
問い合わせの受信用のメールアドレスを、問い合わせの宛先となる組織のドメイン・メールサーバにご用意ください。
受信用メールアドレスは、問い合わせ返信メールのFromアドレスにもなるため、問い合わせの宛先組織のドメインであることが望ましいと考えられます。
一旦当該メールアドレスで受信したメールは、Fromアドレスをエンドユーザのメールアドレスとしたままクライゼルのコンタクト連携用メールアドレスに自動転送する設定としてください。
| （転送先）コンタクト連携用メールアドレス： |
|---|
| kreisel-inquery+環境ID@inq.krs.bz |
問い合わせ受信用メールアドレスは、サービス毎に割り当てることができます。
サービスを複数ご用意される場合には、サービス毎に問い合わせ受信用メールアドレスをご用意することをおすすめいたします。
注意
“問い合わせ受信用メールアドレス”は、問い合わせの宛先となる組織のメールサーバ上に作成するメールアドレスであり、[サービス]内のサービス一覧メニューでは「Fromアドレス」と表示され、【サービス更新】メニューでは「受付アドレス」と表示されます。
コンタクトのメニュー
［コンタクト］の画面では、以下の小メニューが表示されます。
担当問い合わせメニュー詳細
[担当問い合わせ]のメニューでは、新規問い合わせと、ログイン中のアカウントが担当者の問い合わせだけが表示されます。
担当していない問い合わせについては表示されません。
これにより自身が対応すべき問い合わせを理解しやすくします。
[担当問い合わせ]について詳しくはこちら＞＞問い合わせの対応をする
迷惑メール
迷惑メールボックス（フォルダ）のような場所です。
メールにてお問い合わせを受信し対応出来ますが、迷惑メールに関しては自動でこのメニューに振り分けする機能があります。
また振り分けれらた迷惑メールが、エンドユーザからの正しい問い合わせであった場合には、問い合わせメールフォルダへ移動させる事が出来ます。
間違った振り分けがされていないか、定期的にこのメニューを確認してください。
[迷惑メール]について詳しくはこちら＞＞迷惑メールを通常のお問い合わせに移動する
残件一覧
各サービス毎に、クローズされていない問い合わせを「残件」として閲覧できます。[担当問い合わせ]では自分が担当していない問い合わせは確認できませんので、サービス全体でまだクローズできていない問い合わせを確認するにはこのメニューとなります。
テンプレート
問い合わせへの回答メールを作成する際に、テンプレートを組み合わせて作成します。
このメニューではテンプレート作成やカテゴリ分けをすることができます。
問い合わせ検索
クローズされた過去の問い合わせを含め、問い合わせ全体から、条件にマッチした問い合わせを探すことができます。
自分の担当していないクローズ状態の問い合わせを閲覧するためにはこちらで、期間を指定して検索してください。
サービス
コンタクトの基本設定メニューです。
主に下記のような設定メニューがあります。
- 問い合わせの受付アドレス＝返信メールのFromアドレスの設定
- 返信メールの署名の設定
- 利用可能な担当者の追加、およびレベル1、レベル2権限の設定
- イベント発生時の通知メールの設定
コンタクト機能のポイント
担当者の問い合わせ権限について
問い合わせ機能には、レベル2とレベル1と二つのレベルでメール返信の操作権限を分けています。
レベル1の担当者は返信メール作成後、承認をもらわないとメールの返信は出来ませんので、返信が出来るようにするには、操作レベルを変更するか、レベル2担当の承認をもらう必要があります。
新着問い合わせの通知
イベント通知メールの設定があります。有効にすることで、下記のイベント発生時に通知メールを送信できます。
| イベント名 | タイミング説明 |
|---|---|
| 新規問い合わせ受信 | 新規の問い合わせを受信した時 |
| 問い合わせの返信受信 | 担当者が返信したメールに対してエンドユーザから返信があった時 |
| 問い合わせ担当者変更 | 問い合わせに割り当てられた「担当者」が変更となった時 |
| サービス変更 | 問い合わせが紐づいていた「サービス」が変更となった時 |
| 問い合わせ回答承認依頼 | 問い合わせへのメールでの返信について承認の機能が有効である場合に、自アカウントが承認の依頼をされている時 |
| 問い合わせ回答承認通知 | エンドユーザへの返信メールの内容の承認を依頼し、承認者が承認し、エンドユーザにメールが送信された時 |
| 問い合わせ回答却下通知 | エンドユーザへの返信メールの内容の承認を依頼し、承認者が却下した時（エンドユーザにメールは送信されていない） |
HTMLメールやマルチパートメールの受信はテキストに変換
画像付のHTMLメールやマルチパートメールが受付アドレスに送信されてきた場合は、本文・リンク先URL・画像URLだけを抽出したテキストのみの文面に変換して受信されます。
コンタクト月次料金の対象について
コンタクト機能の月次ご利用料金は「問い合わせ累積件数」です。
「問い合わせ累積件数」とは、対応を開始した問い合わせの件数です。
「新規問い合わせ」の状態のままですと「問い合わせ累積件数」には含まれません。
「問い合わせ累積件数」は[トップ]＞[コンタクト総履歴数]のメニューにて確認できます。
件数を元に下記のご料金表に当てはめてください
| 問い合わせ累積件数 | 月次ご料金 |
|---|---|
| 0件～10,000件まで | 20,000円 |
| 10,001件～20,000件まで | 30,000円 |
| 20,001件～30,000件まで | 40,000円 |
| 30,001件～40,000件まで | 50,000円 |
| 40,001件～50,000件まで | 60,000円 |
| 50,001件以上 | 別途お見積もり |
添付ファイルや迷惑メールの容量について
問い合わせ送信時に添付出来るファイルは3ファイル合計2MBまでとなります。
受信時の添付ファイルは1通当たり5MBまで受信出来ます。また、問い合わせの履歴にある添付ファイルの合計が500MBを超えた場合、以降の受信した添付ファイルについては破棄され、メール本文のみ受信出来るようになります。500MBを超える前に、警告メールがシステム管理者の方へ送信されますので、新たに受信する場合は問い合わせ履歴の中の不要な添付ファイル削除してください。
[迷惑メールフォルダ]にて保存出来る容量は500MBまでです。容量を超えたメールは削除されますのでご注意ください。また、添付ファイル付き迷惑メールを[通常メール]へ移動する際に、通常メールの添付ファイル容量が500MBを超えていた場合、本文のみ通常メールへ移動されます。添付ファイルごと移動したい場合は、受信した問い合わせフォルダ内の添付ファイルを削除し、移動出来る容量が空いた事を確認してから移動して下さい。
迷惑メールフォルダに入らない不要な問い合わせ受付データについて
[迷惑メールフォルダ]にも入らず、受付する必要のない新規問い合わせについては、担当が決まる前の状態でしたら、画面左のチェックを入れて一括削除または、迷惑メールとしてまとめて報告の処理をする事が出来ます。また、[一括削除]ボタンの下にあるチェックを行うと、表示されている全ての新規受付問い合わせにチェックをする事が出来ます。一度削除した問い合わせは復旧する事が出来ませんので、削除する際はご注意ください。