メール機能のポイント

メール機能をご利用する上での注意事項と活用ポイントについて説明します。

このページの概要

メール機能のメニュー

［メール］の画面では、以下の小メニューが表示されます。

注意

• メールに半角カナ・機種依存文字が含まれていると、送信そのものはできますが、送り先のシステムで件名が表示されないなどの問題が生じるのでご注意ください。
• １つのデータベースに同じメールアドレスが存在していると、同一のメールアドレスに重複して届く可能性があるのでご注意ください。
• 配信エラーになったメールアドレスは早めにメンテナンスしてください。放置しておくと、プロバイダにスパムメールと誤認されて送信できなくなるおそれがあります。［メール］＞［エラーアドレス管理］で配信停止にするまでのエラー回数を設定できます。
• 配信結果は［メール］＞［配信履歴・状況確認］で確認できます。配信履歴のログは30日で消えるので必要に応じてダウンロードしてください。
• HTML メール上でクリックカウントとして認識できるHTML タグは<area href="------URL--------"> と <a href="------URL--------"> となります。
• 文面の上限は300kバイト（UTF8換算）になります。マルチパートメールの場合、テキスト、HTMLそれぞれのパートの合計が300kバイトを超えた場合エラーが表示されます。

データベースとメールの関係

メールを配信するときは、１つのデータベースに登録されている全会員、または、そのうち特定の抽出条件で抽出した会員を対象に配信します。それぞれのデータベースに複数のメールが紐付けられます。別のデータベースの会員に配信することはできません。

メール配信の流れ

メール配信は、「メール文面を作成する → 文面を確認する→テスト配信する → 配信日時を予約する → 本配信する」という流れで進めます。本配信前の各段階において、設定後、ただちに確認メールが送信されます。差込記号をメール文面に使用している場合、確認メールでは記号のまま表示されます。テスト配信では、本配信と同様に差込記号がデータベース上の文字列に置換されます。テスト配信をするためには、該当データベースの中に、テスト配信先のデータが登録されていることが必要です。

通常メール（日時指定配信メール）を配信する際の使用メニュー

※配信対象者が限定される場合は予め配信対象を指定するための抽出条件を［会員データ］＞［抽出条件管理］で作成しておいてください。

1. ［メール］＞［文面管理］＞通常メール［文面一覧］＞［新規作成］で配信文面を登録する
2. ［メール］＞［文面管理］＞通常メール［文面一覧］＞［テスト配信］で関係者へのみ配信し内容を確認
3. ［メール］＞［配信管理］＞通常メール［予約一覧］＞［新規作成］で配信時間、配信対象の抽出条件等の設定
4. ［メール］＞通常メール［配信履歴・状況確認］にて配信結果の確認

参考：動画マニュアル メールを作成・配信してみよう～オフィス移転のお知らせ編～

既に持っている名刺情報に向けてオフィス移転のご挨拶を一斉配信で行う流れを解説します。差込記号でお客様ごとの会社名・お名前を挿入して、メール内に会社ロゴ画像を表示させます。また、配信後には開封率・クリック率を確認します。（約21分30秒）

メールのクリックカウント

メール文面を作成する際は、［テキストメール］［HTMLメール］［マルチパートメール*］のいずれかを選択します。HTMLパートの文面の中にURLへのリンクを記述し、クリックカウントの対象として設定しておくと、以下のように利用できます。

• ［メール］＞［配信履歴・状況確認］で、［総クリック数］や[クリック会員数]を確認できます。
• ［会員データ］＞［会員検索］で、クリックした会員を検索することができます。
• ［レポート］＞［メール配信情報を確認する］の［配信履歴レポートを確認する］で、メールの開封率やクリック数の推移を確認できます。
• HTML メール上でクリックカウントとして認識できるHTML タグは<area href="------URL--------"> と <a href="------URL--------"> となります。

＊マルチパートメール：テキストパートとHTMLパートの両方を一度に送信し、ユーザのメールソフト側で表示形式が選択されるメール配信方式。

配信予約・エージェント予約とは

メール配信では、配信先の抽出条件や配信日時を指定して配信予約をします。指定日時に一度だけ配信する［配信予約］と毎月／毎週／毎日の指定時刻に繰り返し配信する［エージェント予約］の２つの方法があります。
［エージェント予約］では、「誕生日の２日前」「登録日の翌日」といった指定ができます。［エージェント予約］で指定できる配信条件は、次表のとおりです。  
 

• 配信条件を指定する場合、配信間隔は［毎日　○時○分］を選択します。毎日の指定時刻になると、配信条件に該当する会員が抽出され、自動的にメール配信が行われます。
• 配信条件を指定する場合、「年月日」が条件と一致する会員を対象として一度だけ配信するのか、「月日」が条件と一致する会員を対象として毎年配信するのかを選択します。

エージェント予約配信メールの使用メニュー

エージェント予約配信メール（ステップメール）の設定手順はおおよそ下記のような手順です。

どのような会員にどのようなタイミングで配信するかにより、予め抽出条件が必要となることがあります。必要な場合は［会員データ］＞［抽出条件管理］で作成しておいてください。
※エージェント配信では実際に会員データにテスト対象アドレスを登録し、配信タイミング通りにメールが届くことを確認してください。

1. ［メール］＞［文面管理］＞エージェント配信［文面一覧］＞［新規作成］で配信文面を登録する
2. ［メール］＞［配信管理］＞エージェント配信［設定一覧］＞［新規作成］で配信のタイミング、配信対象の抽出条件等の設定

メールヘッダ管理

配信メールを作成するときは、［From アドレス］［From 名称］［Reply-To* アドレス］［Reply-To 名称］といったメールヘッダ情報を入力します。あらかじめよく使うメールヘッダを登録することで、毎回の入力時のミスを防いだり、手間を省くことができます。

＊Reply-To：返信先

Gmailの送信要件への対応について

Gmailを提供するGoogle社は、日々増え続けるスパムメール対策として、Gmail宛にメールを送信する者に対して2024年2月以降は以下要件に準拠するよう公式に発表しました。

1. 送信ドメイン認証(SPF・DKIM・DMARC)を設定すること
2. マーケティング目的のメールはワンクリックで登録解除可能とすること
3. 迷惑メール判定率を0.3%未満にすること

詳しくは、過去に開催したウェビナー動画もご参考にご覧ください。

ご対応の手順についてはこちらのページでもご紹介しております。

SPFとは

正式には「Sender Policy Framework」といい現在多くの国内各ISPや携帯キャリアで取り入れられています。
この技術は送信元アドレスの所有者（貴社）と送信サーバ（トライコーン）の正当性を確認し、スパム送信者等が送信元アドレスを偽装して配信する事を防ぐ技術です。
SPFレコードを設定する事で、送信したメールが正しいサーバから送信された事を受信者側に通知する事が可能になり、誤って迷惑メールとして判断されたり、受信拒否されてしまう事の防止になります。
具体的な設定方法に関しましては、貴社DNSサーバにSPFレコードを記述していただくだけといたって簡単ですので、是非SPFレコードの設定をお勧めいたします。

参考

［SPFレコードへの追加 設定例］
以下の例を参照しDNSサーバーにSPFレコードを記述してください。

【Fromアドレスドメイン名が example.jp の場合】

example.jp. IN TXT "v=spf1 +ip4:192.168.0.1 include:spf.tricorn.net ~all"

※+ip4:192.168.0.1や、~allの部分は、元々example.jpのSPFレコードに設定されていた既存の値の例を示しており、内容や有無を含めドメインにより異なりますのでご注意ください。
※include:spf.tricorn.netは、トライコーンのDNSサーバ上のspf.tricorn.netというドメインのSPFレコードの値を参照して含めるという意味です。指定することで、クライゼルの通常配信、エージェント配信、自動返信メール、アクション通知メール等に適用されます。

注意

• SPFレコードの設定を行い「include:spf.tricorn.net」とトライコーンのサーバを参照する設定を行っても、DNSサーバへの参照回数が10回を超えた場合、無効な設定となります。（RFC4408上では、SPFレコードのDNSサーバへの問い合わせは10回までと制限されている為）
• 「include:spf.tricorn.net」を追加した場合、DNSサーバへの参照回数は2回分となりますので、既存参照回数が9回以上の場合、設定は無効となります。

DKIMとは

DKIM とは DomainKeys Identified Mail の略称となり、受信したメールが「なりすましメール」でない事が確認でき、かつ「メール本文の改ざんがされていないメール」である事も確認する事ができる電子署名方式の送信ドメイン認証技術です。

仕組みとしては、メール送信時に秘密鍵によって生成した署名情報をメールのヘッダに追加付与し、メール受信側が署名ドメインのDNSサーバ上の公開鍵を用いて署名を検証する事で、メールの送信者とメール本文の正当性の確認を行います。

また、DKIM署名には【作成者署名】と【第三者署名】の2種類の署名がありますが、クライゼルからの送信は【第三者署名】にて送信しています。【作成者署名】をご要望される方は弊社サポートまでお問い合わせください。

前述のSPFレコードも送信ドメイン認証技術となりますが、SPF（IP アドレスベースの認証技術）とDKIM（電子署名ベースの認証技術）を組み合わせ双方で補完する事で、より迷惑メールの削減を実現することが期待されます。

参考

• ［第三者署名］
  メール作成者ドメイン以外のドメイン(クライゼル)による電子署名をヘッダに付与し配信します。
• ［作成者署名］
  メール作成者ドメイン（貴社利用ドメイン）による電子署名をヘッダに付与し配信します。

S/MIMEとは

S/MIME署名付メールとは、高度な暗号化技術で作られている電子証明書により署名を入れたメールです。

現在、フィッシング詐欺などに代表される電子取引等におけるセキュリティ上の問題点（なりすまし等）が社会的な問題となっています。
防止策としてWebサイトのセキュリティにはSSLサーバ証明書を利用する事が一般的ですが、企業名を騙る偽のメール（なりすましメール）についての対策はあまり取られていませんでした。
そこで、メールのセキュリティ技術として注目を浴びているのがS/MIME署名付きメールです。

S/MIME署名は、一般的な文書で利用される手書きのサインや印鑑の代わりにメールに電子署名を利用することが可能です。
電子証明書は信頼できる認証局から発行されているので、インターネット上で身分証明書のような役割を果たします。
送信元の実在性とデータが改ざんされていないことをメール受信者が確認でき、仮に送信者を偽ったメールの場合には、メールソフト上で警告を表示させることができます。

メールに電子証明書をつけることにより、なりすましやデータの改ざんを防ぐことができ、高い信頼性を持たせることができます。
セキュリティの有効性から、すでに一部の金融会社で導入されています。

S/MIME証明書は有料オプションです。お申し込みいただくとS/MIME証明書アップロードメニュー（下記リンク）が表示されます。

＞＞S/MIME証明書の登録・更新

参考

• 携帯電話向け配信ではS/MIMEは署名されません。
• スマートフォンでの受信は、ドメインが「docomo.ne.jp/ ezweb.ne.jp / softbank.ne.jp 」などの携帯ドメインの場合は【署名なし】となり、gmail.comなどのPC向けドメインの場合は【署名付き】となります。
• 同じドメインでも、証明書をアップロードしていないアドレスではS/MIME署名付きメールを送信することはできません。

設定情報の確認[フッタ情報]

文面登録・配信予約・自動返信メール・アクション通知を設定し、確認メールを配信すると下記のようにフッタ情報へ設定内容が表示されます。